Trabalhar em casa com produtividade, descubra os segredos

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Trabalhar em casa tem suas vantagens e comodidades mas existem muitas coisas que podem distrair sua atenção e fazer você trabalhar mais tempo do que o necessário, por isso, eu quero te ajudar a descobrir como aumentar sua produtividade.

Ok, você cansou de acordar cedo, passar horas num trânsito infernal para chegar atrasado no trabalho, levar uma bronca do chefe, ter de cumprir 8h diárias de escravidão para no final do mês receber o mijo de salário que mal vai dar pra cobrir o seu cartão de créditos.

Então resolveu começar seu novo negócio, ser um profissional home-office, trabalhar de pijamas, deitadão numa rede, no conforto de sua casa, tomando um suquinho, ouvindo uma musiquinha e podendo tirar um cochilo no meio do dia…

Mas para quem pensava que trabalhar em casa era essa moleza toda, de repente você descobre que não consegue mais produzir o que produzia quando batia ponto.

As 8h horas do dia parecem que não são mais suficientes e então você invade noite adentro pra tentar terminar o job daquele cliente chato.

As tarefas se amontoam e você não consegue dar conta das demandas.

Logo você já está trabalhando mais de 12h por dia, virando noites e dormindo pouco.

Bate o cansaço, o desânimo e o stress, aí você se pergunta: o que aconteceu, será que o tempo encolheu?

Não, meu caro, o tempo não encolheu, você caiu nas armadilhas das distrações do lar.

E não tenha dúvidas, sua casa está repleta delas.

Mas não se desespere, vou revelar 5 segredos para você aumentar sua produtividade trabalhando em casa, conseguir agilidade em suas tarefas e ganhar mais tempo para fazer outras coisas que deseja fazer.

1. DEFINA UM HORÁRIO DE TRABALHO

Trabalhar em casa não significa, não ter horário pra trabalhar, mas sim não ter horário rígido de trabalho. Ou seja, trabalhar em casa é mais flexível porque é você quem faz o seu horário, mas isso deve ser levado muito a sério.

Não é porque você trabalha em casa que não precisa cumprir um horário. Você precisa ter uma rotina e manter uma disciplina.

O segredo é montar um horário que você possa seguir diariamente. Procure determinar quantas horas você vai dispor e quais os horários que você se sente mais disposto e produtivo.

Pode ser no começo da manhã logo após o café e com a cabeça fresca, ou durante o dia quando as pessoas da sua casa saem para o trabalho, para a escola ou ainda no sossego da madrugada quando todos estão dormindo.

É importante que nesse horário você esteja comprometido em dedicar atenção exclusivamente ao seu trabalho.

É claro que a atividade home-office permite uma grande flexibilidade de horários, mas tenha em mente que a disciplina, nesse caso, é sua amiga e não opressora.

A rotina de horário é uma grande amiga da produtividade.

Tenha foco durante seu horário de trabalho. É incrível como 3 ou 4 horas de trabalho com concentração podem render mais do que 6h de trabalho com distração.

Mas lembre-se de dar pausas para o descanso.

A cada 2 ou 3 horas de trabalho realize pequenos intervalos de 10 a 15 minutos para descansar.

Tire a vista do monitor, levante da cadeira, dê uma esticada nas pernas, aproveite para ir ao banheiro, tomar uma água, um café.

2. PREPARE UM LOCAL RESERVADO

Deitado numa rede definitivamente não é o lugar mais produtivo para se trabalhar.

Assim como o horário, definir bem o local de trabalho é muito importante para a produtividade.

É preciso evitar os ambientes comuns da casa e lugares onde haja muita movimentação e barulho como: sala de TV, área de lazer das crianças ou cozinha.

Se você sabe onde rola a zoeira na sua casa, sabe onde deve evitar estar.

Busque um lugar onde você possa trabalhar, longe da movimentação do resto da família.

Pode ser um cantinho no seu quarto, na sacada ou num cômodo da casa onde você possa trabalhar em silêncio, sem ser interrompido por barulhos externos.

É importante ser um ambiente bem iluminado e arejado.

E é bom que você avise a todos da casa que aquele é o seu lugar de trabalho e peça a colaboração no sentido de respeitarem o seu local.

3. ORGANIZE SEU MATERIAL DE TRABALHO

É importante você zelar pelo seu material: Computador, notebook, tablet, celular, impressora, HD externo, câmera, pen-drives, cabos e carregadores devem estar sempre bem guardados e protegidos.

Mantenha seu equipamento sempre por perto, isso previne que outras pessoas da casa possam danificá-los e evita perda de tempo ao ter de encontrá-los.

Esses equipamentos são suas ferramentas de trabalho, o seu ganha pão, evite deixá-los espalhados pela casa ou jogados de qualquer maneira.

Cuide para mantê-los sempre em bom estado e guardados em seu local de trabalho.

É bom ainda, separar armários e gavetas somente para guardar documentos e pastas com dados profissionais.

A organização em sua maquina também é importante, em sua estação de trabalho crie sempre uma pasta para cada cliente e uma para cada projeto que você estiver trabalhando.

Manter sua mesa sempre limpa e organizada, também ajuda na concentração e foco no trabalho.

E para não ter desperdício de tempo tendo que refazer algum trabalho perdido, lembre de realizar backups regulares em HDs externos e em serviços de armazenamento de dados nas nuvens (cloud storage).

Você pode usar serviços grátis como: Google Drive, DropBox, Evernote, iCloud.

Ah, e não esqueça das acomodações.

Investir numa cadeira confortável faz grande diferença para a produtividade. O seu corpo vai agradecer ao final do dia.

4. FAÇA UMA LISTA DAS TAREFAS DO DIA

Quer ver seu tempo ir pro espaço? Comece o dia sem uma programação clara do que fazer.

Se você quer ser mais produtivo, estabeleça metas diárias para cumprir.

Antes de começar qualquer tarefa, reserve 5 a 10 minutos para planejar rapidamente as atividades que você deve realizar ao longo do dia.

Com o tempo você pode usar um programa ou aplicativo para te auxiliar no controle de suas tarefas diárias mas com um simples um pedaço de papel, bloco de notas ou agenda você já pode começar essa prática.

Priorize as tarefas do tipo: “pra ontem”.

Liste as tarefas do dia e agrupe por ordem de prioridades:

Tarefas urgentes que tem prazo curto ou que devem ser cumpridas no dia. São as demandas urgentes que não podem ser adiadas como: jobs de clientes com prazo a vencer, montagem de orçamentos ou contas do dia a pagar.
Tarefas que tem um prazo médio ou longo e que podem esperar um pouco. São demandas que precisam ser feitas mas que não tem um prazo tão apertado.
Tarefas que não tem prazo e que podem ser feitas quando sobrar um tempinho. Encaixe também aqui nesta lista, as suas atividades pessoais, como cursos de aprimoramento, estudos e projetos.

Se você tiver dificuldades para classificar suas tarefas, basta fazer a pergunta a si mesmo:

– Esta tarefa pode esperar? quanto tempo?

Faça sua lista de forma simples mas clara, determinando um horário de início e fim para cada tarefa.

Ah, e mantenha sua agenda do dia sempre bem visível, num lugar acessível onde você possa consultar rapidamente a qualquer momento.

5. EVITE DISTRAÇÕES COM REDES SOCIAIS, EMAIL E CELULAR

Muito cuidado, pois esses são os grandes vilões tomadores de tempo.

Feche todas as janelas de redes sociais e chats, assim você não ficará tentado a ver seu feed do facebook ao receber um alerta de atualização, nem será interrompido por um amigo querendo papear com você no meio de um trabalho.

Trabalhe com o mínimo de janelas abertas, somente com o que for necessário para realizar o seu trabalho.

Se você usa muito as redes sociais, programe-se para dar atenção a elas em horários determinados do dia, fora do seu horário produtivo, nos intervalos para descanso, por exemplo.

Evite ficar checando sua caixa de email a todo momento para ver se chegaram novas mensagens.

Defina horários para abrir seus e-mails, o ideal é reservar um ou dois momentos do dia para consultar sua caixa postal, ler os e-mails importantes e responder os urgentes.

Aproveite o tempo que você reservou para checar os e-mails e limpe sua caixa de entrada, pois no outro dia certamente haverão outras novas mensagens.

Você pode deixar acumular mensagens para abri-las nesses momentos determinados. Mas depois de abertas não deixe as mensagens em sua caixa de entrada sem uma ação. Leia, exclua, responda ou marque como spam. Nunca deixe uma ação para depois.

Também quando estiver concentrado realizando suas tarefas urgentes, deixe seu celular no silencioso, assim você evita distrações e tentações como alertas de mensagens e whatsapp.

Deixe para consultar as mensagens e retornar as ligações nos momentos de intervalos, assim você não quebra o fluxo de trabalho e o raciocínio no meio de um trabalho.

UMA ANALOGIA

Pense no seu trabalho como uma viagem de carro

Vamos supor que você precise percorrer 200km todo dia.

Se você manter sua concentração no percurso e uma velocidade de 100km/h, em 2h você chega ao seu destino.

Só que no meio do seu caminho você encontra alguns obstáculos que atrasam sua viagem como: buracos, trânsito, pedágios.

Então, você perde muito tempo toda vez que tem que desacelerar, as vezes parar na estrada, passar o obstáculo, acelerar novamente até voltar a velocidade que estava e continuar seu trajeto.

Nesse sentido, quanto mais obstáculos você tiver no caminho, mais tempo você vai levar para concluir seu percurso.

Logo, as distrações são como esses obstáculos, que aumentam o tempo de conclusão do seu trabalho.

Mas diferente das condições da viagem, ao trabalhar em casa, você pode ter o total controle sobre os obstáculos.

Portanto tire as distrações do seu caminho.

DICAS EXTRAS

Acredito que com apenas estas cinco dicas você já vai perceber um sensível ganho de tempo e de produtividade, mas gostaria de revelar ainda outras 4 dicas, não menos importantes mas nem tão óbvias assim para melhorar o foco na produtividade.

6. OUVIR MÚSICAS SEM PALAVRAS

Certo, você é daqueles que adora trabalhar com um fone de ouvidos pendurado, ou mesmo, aproveitando a liberdade de trabalhar em casa, gosta de ouvir suas músicas preferidas no som em volume máximo?

Tudo bem, tem gente que consegue, mas saiba que mesmo para executar tarefas rotineiras, mecânicas ou principalmente aquelas que exigem raciocínio e concentração, a música pode causar pequenas distrações.

Sabe como?

Quando você ouve uma música cantada, sua mente tem a tendência de querer acompanhar a letra, isso consome uma pequena parte de sua atenção.

Querer lembrar a letra, cantar junto, trocar a faixa da música, mudar de estação, lembrar de situações e sentimentos, tudo isso pode tirar você do foco no seu trabalho com uma simples canção.

Por outro lado, músicas instrumentais são ótimas para manter a mente relaxada e com foco no trabalho. Experimente.

7. EVITAR SENTAR NA FRENTE DE UMA JANELA

Não, eu não estou dizendo para você se trancar numa sala sem janelas para fazer o seu trabalho. Isso seria insano.

Estou, no entanto, dizendo que sentar em frente a uma janela ou porta de vidro oferece muitas chances para tirar sua atenção e foco no trabalho.

Principalmente se a visão for para um ambiente movimentado, com fluxo de pedestres, carros ou qualquer outra coisa que se passe fora de sua janela.

É claro, se for uma janela para um quintal, sacada, ou área de ventilação, não há riscos de ver tantas distrações.

8. FAZER REFEIÇÕES REAIS

No trabalho home-office você tem mais controle sobre seus horários e tem a oportunidade de comer ou fazer um lanche quando quiser. Boa coisa, certo?

Absolutamente não!

Você tem que reservar um tempo para comer refeições reais em momentos definidos.

Porque não há nada mais perturbador do que estar com fome e perceber que você pode simplesmente ir até a geladeira, pegar um copo de leite com uns biscoitinhos e continuar trabalhando enquanto mastiga e engole por cima do teclado.

O seu corpo é uma máquina que precisa estar bem alimentada para produzir direito.

9. RECARREGAR AS BATERIAS DURANTE O SONO

E assim como é importante estar bem alimentado, o seu corpo também precisa estar bem descansado.

Uma noite de sono perdido, não pode ser recuperada.

O seu corpo, assim como uma bateria, tem ciclos de energias diários, a energia física e mental gasta durante o dia precisa ser recarregada com o repouso durante o sono.

Quando você perde uma noite de sono ou não dorme o tempo suficiente para descansar o corpo e a mente, há uma perda no seu nível de atenção e concentração.

Resultado, você leva mais tempo para se concentrar e realizar tarefas que exigem raciocínio e esforço mental.

Mas, certo, eu sei que muitos freelancers usam o turno da noite e da madrugada para fazerem seus trabalhos, e como proceder nesses casos?

Se você já trabalhou o dia inteiro e está com a mente cansada, mas precisa usar o período da noite para realizar seus trabalhos autônomos, a prática mais produtiva é deitar cedo e acordar cedo para realizar o trabalho.

Você vai produzir mais estando com a mente descansada.

DICA DE OURO

Se você chegou até aqui, meus parabéns!

Eu quero presenteá-lo com uma super dica de ouro que vai fazer toda a diferença em sua produtividade, mesmo que você não consiga seguir nenhuma das 9 dicas.

Contudo, eu recomendo que você tente colocar em prática as dicas acima de acordo com o seu rítmo.

Talvez algumas sejam mais difíceis de implementar que outras, mas comece com a que você achar mais fácil.

Porém se você quizer seguir apenas uma dica, deixo aqui a que considero a mais poderosa de todas e que certamente lhe garantirá um ganho de performance e produtividade.

Mantenha o seu foco em uma coisa de cada vez

Não queira realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Comece uma nova apenas quando concluir a anterior.

Não deixe pela metade o que já começou, faça cada tarefa até o fim.

Estruture seu ambiente de trabalho de modo que possa evitar distrações e manter seu foco em cada tarefa, uma por vez.

Sua capacidade de controlar essas distrações e manter o foco irá permitir que você seja mais produtivo e, por sua vez, permitir que você economize mais tempo para fazer as coisas “fora do trabalho” que você quer fazer.

Afinal é por isso que você quer trabalhar em casa, certo?

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